Evernote – co to jest i jak korzystać z tej aplikacji?

Evernote to wieloplatformowa aplikacja do przechowywania i organizowania notatek, tworzona przez firmę Evernote Company z Redwood City, która pozwala gromadzić w jednym miejscu tekst, zdjęcia, dokumenty oraz nagrania audio. Działa na systemach iOS, Android, Microsoft Windows, MacOS oraz przez przeglądarkę internetową. Poniżej dowiesz się, jak w pełni wykorzystać możliwości tego narzędzia.

Czym jest Evernote i na jakich urządzeniach działa?

Aplikacja Evernote to zaawansowany system do gromadzenia wszelkiego rodzaju informacji. Jej wieloplatformowość jest imponująca – program znajdziesz na urządzeniach z systemem iOS, Android, Microsoft Windows, Chrome OS, MacOS, BlackBerry OS, webOS, Windows Mobile, WatchOS, PebbleOS oraz Wear OS. Można też zalogować się do serwisu przez zwykłą przeglądarkę internetową, co czyni go dostępnym praktycznie wszędzie.

Firma Evernote Company z siedzibą w Redwood City w Kalifornii rozwija to narzędzie jako swego rodzaju „kombajn do notatek”. Określenie to bierze się stąd, że notatką może być tu niemal wszystko: od prostego tekstu, przez dokumenty PDF, aż po nagrania głosowe. Struktura programu opiera się na notatkach przypisywanych do notatników, które użytkownik może grupować w większe zbiory zwane stosami notatników. Taki trójpoziomowy układ daje ogromną swobodę w porządkowaniu nawet kilku tysięcy wpisów.

W codziennej pracy pomaga funkcja automatycznej synchronizacji między wszystkimi urządzeniami. Zaczynasz notatkę na komputerze w biurze, a kończysz ją wieczorem na tablecie lub smartfonie w domu. Evernote w wersji 10 przeszedł gruntowną przebudowę, która choć początkowo przyniosła pewne ograniczenia – na przykład czasowy brak możliwości zmiany globalnych skrótów klawiszowych – to w kolejnych aktualizacjach przywrócono i rozszerzono większość oczekiwanych funkcji.

Jakie treści można przechowywać w Evernote?

Siłą tego narzędzia jest zdolność do przechwytywania pomysłów w dowolnej formie, dokładnie w chwili, gdy pojawia się inspiracja. Możesz stworzyć notatkę tekstową, dodać zdjęcie paragonu, nagrać krótki komentarz głosowy lub zapisać cały artykuł ze strony internetowej. Do jednej notatki można dołączyć wiele typów zawartości:

• dokumenty tekstowe i arkusze kalkulacyjne jako załączniki,
• pliki PDF z możliwością ich wewnętrznego przeglądania,
• szkice i odręczne rysunki stworzone palcem lub rysikiem,
• nagrania audio rejestrowane bezpośrednio z poziomu otwartej notatki,
• wycinki stron internetowych zapisane za pomocą nożyczek Web Clipper,
• wizytówki zeskanowane aparatem i automatycznie przekształcone w kontakt.

Technologia optycznego rozpoznawania pisma czyni z Evernote coś więcej niż zwykły schowek. Silnik OCR przeszukuje tekst zawarty na zdjęciach, w odręcznych zapiskach i w zeskanowanych dokumentach papierowych. Gdy po miesiącach będziesz szukać frazy zapisanej kiedyś na zdjęciu tablicy, aplikacja bezbłędnie wskaże właściwą notatkę. To sprawia, że archiwizacja wizytówek, instrukcji produktowych czy notatek ze spotkań nabiera nowego wymiaru.

Jak uporządkować notatki w Evernote?

Podstawą organizacji są notatniki. Każdy z nich otrzymuje nazwę nadaną przez użytkownika, a ich zbiór można scalać w stosy. Na przykład stos „Projekty” może zawierać notatniki o nazwach „Projekt A”, „Projekt B” i „Projekt C”. Taka dwu- lub trójpoziomowa hierarchia pozwala utrzymać porządek nawet przy ogromnej liczbie gromadzonych materiałów.

System tagowania działa jako dodatkowa warstwa katalogowania. Te same notatki można oznaczać znacznikami bez względu na ich przynależność do konkretnego notatnika. Przykładowo, niezależnie od tego, czy notatka leży w zbiorze „Finanse”, czy „Wydarzenia”, tag „rachunki” pozwoli jednym kliknięciem wyciągnąć wszystkie paragony i faktury. Elastyczność tego rozwiązania jest odczuwalna zwłaszcza przy tworzeniu list zadań z funkcją checkbox, gdzie odhaczanie wykonanych punktów daje natychmiastową satysfakcję.

Twoja notatka może trafić do właściwego notatnika automatycznie, jeśli w tytule wiadomości e-mail wpiszesz „@NazwaNotatnika #tag”.

W praktyce wygląda to tak, że każdy użytkownik Evernote otrzymuje unikalny adres mailowy. Gdy formularz kontaktowy na twojej stronie www wysyła zapytanie na skrzynkę, możesz ustawić regułę przekierowującą tę wiadomość właśnie na ten adres. Dodając w tytule odpowiednie znaczniki, wiadomość ląduje od razu w wybranym notatniku i zostaje otagowana zgodnie z potrzebami. Otwartość systemu na takie automatyzacje czyni z niego coś więcej niż tylko cyfrowy notes.

Jak wykorzystać Evernote w codziennej pracy?

Praktycznych scenariuszy użycia jest tyle, ilu jest kreatywnych użytkowników. Poniżej znajdziesz kilka sprawdzonych pomysłów, które można natychmiast wdrożyć.

Notatki ze szkoleń i zebrań

Podczas spotkania otwierasz nową notatkę i wpisujesz agendę. Gdy prowadzący rysuje schemat na tablicy, jednym kliknięciem robisz zdjęcie, które zostaje osadzone bezpośrednio w treści. Jeśli chcesz nagrać wypowiedź kluczowego mówcy, włączasz dyktafon — plik dźwiękowy zostanie przypięty do tej samej notatki. Po zebraniu, przeszukując archiwum, znajdziesz potrzebne informacje nawet wtedy, gdy zapomnisz imienia i nazwiska osoby wypowiadającej się, ale przypomnisz sobie lokalizację spotkania.

Listy zadań tworzone podczas zebrania z użyciem checkboxów zamieniają się w natychmiastową checklistę. Po odhaczeniu wykonanego punktu widzisz wyraźnie, co jeszcze zostało do zrobienia. Możliwość ustawienia przypomnienia na całej notatce sprawia, że w odpowiednim dniu aplikacja przypomni ci o konieczności powrotu do tematu.

Evernote jako lekki system CRM

Małe firmy często rezygnują z wdrażania rozbudowanych systemów do zarządzania relacjami z klientami ze względu na wysokie koszty licencji i wdrożenia. Evernote nie zastąpi w pełni profesjonalnego CRM-a, ale oddaje nieocenione usługi w podstawowym zakresie. Cały proces sprzedaży odzwierciedlasz tutaj za pomocą odpowiednio nazwanych notatników składających się na lejek sprzedażowy.

Stos notatników pod nazwą „Lejek sprzedażowy” może zawierać zbiory: „Leady sprzedażowe”, „Szanse sprzedażowe”, „Oferty wysłane”, „Negocjacje”, „Zamówienia wysłane” i „Sprzedaż”. Nowy lead z formularza www trafia automatycznie do pierwszego notatnika. Po rozmowie telefonicznej dopisujesz w notatce wnioski, zmieniasz jej tytuł na bardziej opisowy i przeciągasz ją do notatnika „Szanse sprzedażowe”.

Gdy przygotujesz ofertę, załączasz plik .doc do notatki i przenosisz ją do zbioru „Oferty wysłane”. W tej samej notatce ustawiasz przypomnienie na za trzy dni, by ponowić kontakt. Cała historia komunikacji z klientem — od pierwszego zapytania po podpisaną umowę — pozostaje w jednym, łatwo przeszukiwalnym miejscu. Manager sprzedaży może współdzielić notatniki z zespołem, kontrolując postęp prac nad portfelem klientów.

Wycinanie i archiwizowanie stron internetowych

Funkcja Web Clipper, czyli nożyczki Evernote, pozwala zapisać artykuł do przeczytania na później. Na komputerze, jako wtyczka do przeglądarki, daje wybór formy wycinka: może to być sam oczyszczony artykuł, uproszczony plain tekst, cała strona, zwykła zakładka lub zrzut ekranu. Na urządzeniach mobilnych opcje są skromniejsze, ale zapisanie strony do wybranego notatnika i otagowanie jej nadal działa szybko i sprawnie.

Zaletą tego rozwiązania jest pełen dostęp offline do zgromadzonych treści. Będąc w miejscu bez zasięgu, otwierasz zapisany wcześniej artykuł i czytasz go bez przeszkód. Instrukcje produktowe publikowane przez producentów w formie PDF-ów lądują od razu w notatniku „Instrukcje” z odpowiednim tagiem, co porządkuje domową dokumentację techniczną.

Skanowanie i analiza dokumentów

Wielostronicowe umowy przychodzące mailem możesz otworzyć bezpośrednio w Evernote. Aplikacja wyświetla dokument w schludnym interfejsie, umożliwiając dodawanie odręcznych adnotacji: strzałek, zakreśleń czy kształtów. Wszystkie miejsca budzące wątpliwości oznaczasz w ten sposób, a program automatycznie tworzy skróconą wersję dokumentu, zawierającą tylko strony z twoimi zaznaczeniami.

Podczas spotkania z prawnikiem lub klientem nie scrollujesz całego pliku w poszukiwaniu uwag. Siadasz do rozmowy z gotowym, skróconym materiałem. Jeśli potrzebujesz szybko odszukać konkretny zapis, wyszukiwarka tekstowa oparta na OCR przeszuka nawet obrazy osadzone w PDF-ie. To ogromna oszczędność czasu i nerwów.

Digitalizacja wizytówek

Po otrzymaniu wizytówki uruchamiasz aparat w aplikacji i robisz zdjęcie. Technologia OCR odczytuje wszystkie dane kontaktowe i samoczynnie tworzy nowy wpis w książce adresowej telefonu. Jednocześnie Evernote pobiera profil danej osoby z LinkedIn i zapisuje skan wizytówki w notatniku „Wizytówki”.

Notatka taka zostaje uzupełniona o uporządkowany tekst z danymi oraz zdjęcie profilowe pobrane z sieci. Ponieważ do każdej notatki zapisywane są dane lokalizacyjne, możesz później odszukać kontakt, pamiętając jedynie, że spotkałeś tę osobę na przykład na targach w Warszawie. Nie musisz ręcznie przepisywać numerów telefonów — wszystko dzieje się automatycznie.

Co zmieniło się w darmowej wersji Evernote?

Od 6 sierpnia 2024 roku posiadacze bezpłatnych kont Evernote muszą mierzyć się z ograniczeniem do jednego aktywnego urządzenia jednocześnie. Wprowadzenie tego limitu spotkało się z negatywnym odbiorem części użytkowników przyzwyczajonych do swobodnego korzystania z aplikacji na komputerze i telefonie bez dodatkowych opłat. Kolejne próby logowania na drugim sprzęcie kończą się komunikatem o przekroczeniu limitu, a jego resetowanie podlega miesięcznym restrykcjom.

Zmiana ta wpłynęła na postrzeganie darmowego planu, który wcześniej był wystarczający dla wielu osób. Oprócz tego obowiązuje miesięczny limit przesyłu danych, a dostęp do niektórych zaawansowanych funkcji — takich jak konfigurowalny Ekran główny czy pełna integracja z Kalendarzem Google — wymaga płatnej subskrypcji. Mimo to samo jądro aplikacji nadal oferuje solidne podstawy do zarządzania notatkami dla każdego, kto pracuje głównie na jednym urządzeniu.

Płatne plany otwierają dostęp do synchronizacji na nieograniczonej liczbie urządzeń, większego transferu danych i rozszerzonych możliwości organizacji, takich jak tworzenie zadań z terminami i przypomnieniami. Dla freelancerów, studentów i małych zespołów może to być inwestycja zwracająca się w oszczędzonym czasie i lepszej organizacji codziennych obowiązków.